Содержание
Здесь, на trendblog.net все сотрудничество происходит в Интернете. Мы начали блог, живя в 3 разных странах, и все это время нам удавалось прекрасно работать вместе, даже не видя друг друга долгое время.
С момента первого запуска trendblog.net нам пришлось привыкать работать вместе удаленно, используя только бесплатные онлайн инструменты для совместной работы. Эти инструменты позволяют нам не только работать из 3 разных мест, но и быть более продуктивно и оставаться организованным.
В настоящее время все больше и больше команд / компаний вынуждены работать вместе удаленно. Но переключиться с обычного рабочего процесса на сложное и дорогое программное обеспечение для управления проектами очень сложно.
Вы когда-нибудь пытались успешно сотрудничать онлайн с вашими клиентами или поставщиками? Вам нужно программное обеспечение, которое помогло бы вашей команде и / или руководству работать более эффективно и результативно? Вот несколько предложений для вас:
Какие инструменты для совместной работы следует использовать?
За последние 3+ года нам удалось успешно поработать над несколькими проектами, используя только бесплатное программное обеспечение для совместной работы в Интернете (мы перешли на некоторые платные планы, хотя со временем). Некоторые из этих инструментов могут быть вам уже знакомы. Но все же мы хотим поделиться ими с вами.
1. Dropbox
Dropbox Вероятно, это один из инструментов, который мы чаще всего используем для совместной работы. С помощью этого небольшого программного обеспечения мы можем получить доступ ко всем нашим документам, файлам, статьям и всему остальному.
Поскольку мы все являемся наркоманами, мы владеем несколькими технологиями, включая несколько ноутбуков, планшетов и смартфонов. А с Dropbox мы можем получить доступ к нашим файлам из каждого нашего гаджета. Dropbox совместим со всеми популярными компьютерными и мобильными платформами. Существуют встроенные приложения для Windows, Mac, Ubuntu, Android, iOS и Blackberry. Кроме того, вы можете получить доступ к Dropbox из любого интернет-браузера. Ознакомьтесь с системными требованиями Dropbox.
Если вы не используете Dropbox для командной работы, вам обязательно следует сделать это немедленно. Этот инструмент позволяет создавать так называемые «общие папки«, Который появится в компьютере каждого члена команды. Любой файл, который был загружен в эти папки, может быть доступ к каждому человеку в команде с доступом к этому.
Это так же просто, как создать новую папку на вашем компьютере, поместить туда файлы и поделиться ссылкой с вашим другом или коллегой. Теперь, если этот человек примет ваше приглашение в общую папку, все материалы, которые вы добавите в него на своем конце, волшебным образом появятся на компьютере другого человека!
Обязательно ознакомьтесь с нашим постом о необычных способах использования Dropbox и о том, как получить больше места в Dropbox бесплатно!
Dropbox, конечно, также предлагает корпоративное решение. Посетите страницу Dropbox Enterprise, чтобы узнать о возможностях, преимуществах для вашей команды и о том, как план Enterprise сравнивается с Dropbox Business.
Dropbox является обязательным для всех. Шутки в сторону.
http://www.youtube.com/watch?v=OFb0NaeRmdg
2. Документы Google
Иногда нам нужно работать над одним документом вместе в то же время. С Google Docs вы можете сделать это очень легко; Этот инструмент позволяет создавать онлайн документы, презентации и электронные таблицы. Вам даже не нужно устанавливать какое-либо офисное программное обеспечение — все происходит прямо в вашем браузере или с помощью мобильного приложения для iOS и Android.
Просто создайте документ и поделитесь ссылкой с другими людьми. Теперь вы можете редактировать документ вместе в то же время в живой режим.
К настоящему времени Google Docs — это мой инструмент для создания контента. Прелесть Google Docs заключается не только в том, что весь ваш контент автоматически сохраняется и сохраняется для удаленного доступа с любого устройства, но он также может показать вам историю изменений, внесенных в данный документ, он легко доступен и абсолютно бесплатен!
Конечно, каждый документ, который вы создаете онлайн, можно экспортировать и использовать в автономном режиме.
3. провисание
К вашему сведению, мне не платят за то, что я собираюсь сказать об этом замечательном программном обеспечении.
Так что да, мы попробовали Slack … Это, наверное, один из лучших способов для команд общаться с членами вашей команды. Проще говоря, думайте о Slack как о клиенте для чата на стероидах.
С помощью этого инструмента коммуникации вы можете отсортировать все свои разговоры по разным «каналам», интегрировать тонны услуг и многое другое! Например, вы можете соединить Slack с IFTTT для некоторых удивительных автоматических действий! Вот список всех возможных программных инструментов, которые вы можете интегрировать со Slack.
После перехода из Skype в Hangouts мы заметили, что мы несколько ограничены основным каналом связи — чатом. Мы не могли поместить важные разговоры в места, где их можно было бы легко найти для дальнейшего использования, поиск прошлых сообщений был проблемой в **, и службы, которые мы используем, на самом деле не работали рука об руку с инструментами, которые мы использовали раньше.
Нужно интегрировать ваш любимый инструмент управления проектами с вашим клиентом чата? Получать обновления о новых билетах поддержки клиентов? С Slack вы можете получить все это в потоке, так что вы можете обсудить с вашей командой, кто возьмет на себя последнюю ошибку или задачу. Чтобы влюбиться в Slack, сначала нужно попробовать. К счастью для всех нас, небольшие команды могут использовать его бесплатно и обновлять, когда это необходимо. Не убежден? Проверьте это видео:
Если у вас очень большая команда со многими отделами и подразделениями, вам, вероятно, стоит взглянуть на план Slack Enterprise, который должен быть запущен в 2016 году для широкой публики. Slack Enterprise предоставляет вам доступ к нескольким группам, а также к дополнительным функциям безопасности, аналитике и решениям для выставления счетов в масштабах всей компании.
Обновление: Slack только что запустил функцию голосового вызова. Он удивительно стабилен, но все еще находится на ранних стадиях. Он не разрешает ничего, кроме голосовых вызовов, поэтому вы не получите функции видео или общего доступа к экрану. Сейчас.
4. скайп
Skype — мой инструмент для всех видов видео чата. Он предлагает лучшее качество среди всех других бесплатных инструментов, не потребляет слишком много мобильных данных, если вы находитесь в пути, и, как правило, это то, что большинство людей уже установили на свои компьютеры. Итак, если вы планируете удаленный видеозвонок, все, что вам нужно отправить через свое имя пользователя Skype, и все готово.
Все внутренние коммуникации внутри команды trendblog.net происходили через Skype, либо через Обмен мгновенными сообщениями или видеозвонки. Несмотря на то, что мы на расстоянии не менее 1500 миль друг от друга, кажется, что мы сидели вместе в одной комнате.
5. Google Hangouts
Со скайпом вы можете общаться только в видеочате с 10 людьми. И именно поэтому мы иногда используем Google Hangouts. Этот инструмент позволяет вам иметь Видеоконференция до 100 человек бесплатно.
Новые видеовстречи Google позволяют хранить все ваши сообщения в одном месте и синхронизировать их. Он все еще широко используется в качестве клиента чата в деловом мире, главным образом из-за того, что он интегрируется с Gmail для поиска истории и импорта контактов. Время от времени качество видео может быть плохим, но я обычно получаю большой опыт, когда дело доходит до видеоконференций с Hangouts.
Проблема качества уже была рассмотрена Google в 2013 году, но только сейчас большой G сделал реальный шаг, чтобы улучшить его. С последним обновлением люди должны увидеть значительное повышение качества видеоконференций, а также более простой и понятный интерфейс для веб-клиента.
6. Трелло
За последние несколько месяцев мы протестировали практически все бесплатные инструменты для совместной работы команды / проекта, в том числе такие популярные, как Asana и Podio. Попробовав их, мы не почувствовали, что эти инструменты облегчают нашу жизнь. Вместо этого управление нашими проектами стало сложной задачей.
* Обновление: когда проекты стали более сложными, мы все-таки решили перейти на Asana. Подробнее об этом ниже. *
Но есть один инструмент, который отличается. Trello использует карточную систему для упрощения обзора вашего проекта. Вы можете создавать пользовательские столбцы, такие как «To-Do» или «In Progress», которые вы будете использовать для организации отдельных задач. Затем задачи будут добавлены в столбец как небольшая карточка. Для каждой карты вы можете установить срок, написать комментарии, назначить людей на нее и многое другое.
Асана, Подио и другие созданы для менеджеров. Trello создан для людей.
В Trello особенно хорошо работает пользовательский интерфейс. Интерфейс очень прост в использовании. Например, вы можете перетаскивать каждую карточку из столбца в столбец (т. Е. После выполнения задачи) и назначать людей на карту, перетаскивая их изображение профиля на карту.
Кроме того, Trello, вероятно, имеет лучшее приложение для совместной работы для мобильных устройств и планшетов. Это именно то, что вы ожидаете от приложения, многие функции которого взяты из системы, в которой оно работает. Например, вы можете удалить задачи на вашем iPad, проведя их влево, и появится красная кнопка «Удалить». Это очень похоже на встроенную функцию удаления iOS. Все это вместе гарантирует, что ваша кривая обучения будет максимально плавной, и вы не будете испытывать головную боль при ее использовании.
Посмотрите видео ниже, чтобы продемонстрировать, как работает Trello.
7. Асана
Поскольку проекты становились все более сложными, мы решили переключиться с Trello на Asana. Лично мне было сложно отслеживать количество задач и подзадач в более чем 10 различных проектах с карточной системой, но это только мое личное мнение.
Asana — это отличный инструмент для управления задачами и проектами, который особенно хорошо подходит для удаленных команд со сложной настройкой проекта. Прямо сейчас я использую Асану в качестве своего личного списка дел, потому что он объединяет все задачи, порученные мне лично в рамках проектов и команд, и сортирует их по приоритету! И, как знают те, кто работает над несколькими проектами одновременно, одна из самых сложных вещей — расставить приоритеты.
Видео ниже продемонстрирует основы работы с Асаной. Не позволяйте дизайну пользовательского интерфейса отпугивать вас. Недавно были обновления, и теперь выглядит намного чище (особенно на мобильных устройствах).
https://www.youtube.com/watch?v=liO5VbbIqIs
Какие инструменты вы используете, чтобы сотрудничать с вашей командой? Есть ли какая-нибудь часть корпоративного программного обеспечения, которую вы можете порекомендовать другим читателям? Пожалуйста, дайте нам всем знать в комментариях!
